Dynamics NAV 2018 and Business Central: ERP innovations for SMEs

The little brothers of Dynamics 365

Microsoft creates two very similar packages for SMEs with: NAV 2018 and Business Central. The improvements of these systems are at the height of the Dynamics 365. So both packages, NAV 2018 and Business Central also focus more on the integration of CRM and the use of artificial intelligence (IA) and Business Intelligence (BI).

The fact that Microsoft has created NAV 2018 and Business Central is thinking about SMEs. Some small and medium companies have the highest, highest requirements, beyond dynamic 365. In addition, it is still in the AX 2012 market. To guide project managers, the Dynamics 365 White Paper contains a broad comparison of the different existing ERP packages from Microsoft.

What is the difference between NAV 2018 and Business Central?
What are the differences between the two new packages? Satisfied and experienced NAV users may have doubts about the need for Business Central. This doubt is highlighted by the fact that NAV 2018 and Business Central differ little or nothing at a functional level. You could say that the Business Central ERP is the version of NAV 2018 in the cloud. Business Central is supported in the cloud with its own Azure platform and is based on the common data model (just like Dynamics 365). However, NAV 2018 can also be hosted in the cloud, but for this you will have to rely on the implementation partner’s help. To clarify the doubts that may arise in this regard, the ERP Guide 2019 contains the technical consequences that this difference entails.

The functional innovations for SMEs
The innovations present in numerous NAV and Business Central, some of them slightly more important than others. In addition to the overall performance improvements and increased reporting capabilities that Microsoft has implemented, there are also functional changes.

Improved OCR functionality
The uniformity of data is a basic requirement for most organizations. However, many companies also receive documents that the ERP system can not read automatically. For example, the data of a pdf invoice may not be included directly in the financial section. To prevent this information from being entered manually, Microsoft has been working with the OCR (Optical Character Recognition) Lexmark ICS service since NAV 2016. This functionality has been improved for the NAV 2018 and Business Central systems. Thanks to this new version of the OCR, the basic data of the providers can be easily synchronized. This new version ensures a greater degree of recognition, and, therefore, it is increasingly necessary to import the data manually. For security reasons, this data synchronization can be activated or deactivated when desired.

How is accounting coordinated with human resources?
Financial management affects all areas of the organization, including the human resources department. Although many companies strictly separate both disciplines, the integration of certain aspects may be useful. Both with NAV and with Business Central, companies have two specific options:

The import of the payroll
This option is very useful for those companies whose salary management is relatively simple, and would like to keep it in their domain. The integration of the system with programs such as Quickbooks and Ceridian, allows the application of predefined formulas. In this way, salary management can be organized directly from the ERP software.

The addition of entries to the employee’s journalAfter salary management, the salary of employees must also be effectively paid. Before, in order to manage the reservation of employee payments from the ERP, employees had to register as suppliers in the NAV versions. However, with the new NAV 2018 and Business Central programs an addition of entries can be made to the employee’s journal, therefore, these cost entries can also be included correctly in the required financial reports.

These innovations pertaining to the management of human resources are limited to the payroll part. For a company that wants to optimize more complex human resources processes, it may be more useful to take a look at the Dynamics 365 human resources specific functionalities offer. The Dynamics 365 White Paper provides an overview of the possibilities that Microsoft offers for HR.

Búsqueda de dimensiones más simples

Las empresas realizan una búsqueda continua de formas rápidas de recopilar una información concreta. Para poder filtrar por dimensiones, a menudo, los usuarios tienen que añadir códigos especiales como por ejemplo, el nombre de los clientes o de las facturas en el nivel de datos. Estos metadatos facilitan la filtración. De esta forma, una empresa puede filtrar a los clientes por sector o tipo de facturación. Sin embargo, para poder agregar esos datos se requiere más tiempo. El nuevo filtro de dimensión es más fácil de usar porque puede realiza la filtración directamente en el contenido sin tener que añadir códigos en los niveles de datos.

Automatización avanzada entre compañías

Hoy en día, tienen muchas compañías una estructura algo compleja. Estas compañías se componen, por ejemplo, de varias empresas de sociedad limitada, que se relacionan en forma de filial con la empresa matriz, o son parte de un holding. Un holding es una sociedad comercial cuya única función es la de administrar la propiedad de filiales. Microsoft ha desarrollado una mayor automatización de la funcionalidad de la actividad entre compañías (intercompany) para crear una transacción más fluida entre empresas relacionadas. Por ejemplo, una filial se ocupa del mantenimiento de sistemas de refrigeración del agua y una de las otras, se ocupa de la venta de los sistemas de refrigeración del agua. Si el la empresa de mantenimiento solicita una parte a la empresa de venta, esto se registra inmediatamente como compra con este servicio de mantenimiento y como venta en la empresa de ventas. Para las empresas holding, también puede resultar interesante que estos gastos se puedan registrar directamente en los centros de costes a través de este sistema.

Compra y venta sincronizada y simplificada

Con los sistemas de NAV 2018 y Business Central se establecen los pedidos de los clientes automáticamente como órdenes de compra. De esta manera, se crea una orden inmediata para poner el artículo en el comercio o para que se produzcan sus partes, y así ayudar al cliente más rápido.

Creación de tareas para el usuario

La gestión de tareas puede ser un duro trabajo dentro de una empresa. Las dudas y pequeñas tareas se transfieren oralmente y se responden por e-mail. Por lo que suelen ser olvidadas o se realizan tarde. Para prevenir esto, ya existió durante un tiempo una especie de gestión de tareas dentro del CRM de Dynamics. La creación de tareas para el usuario se ha extendido al corazón del ERP. Desde los sistemas de NAV 2018 y Business Central, un empleado puede crear tareas para sí mismo o para otros, y estas tareas pueden “atarse” a una persona o documento. De esta manera, las tareas se conectan directamente al núcleo del ERP, y la empresa se asegura la uniformidad de los datos.

Registro de transferencias directas

Con las transferencias directas, se intenta que los productos se transfieran en tiempo real de vendedor a comprador. En versiones anteriores de NAV, se daba por supuesto un tiempo de transacción entre la venta de un producto y el momento en el que el cliente lo recibe. Esto es lógico cuando se trata de un producto físico, ya que hay que transportarlos. En este caso, el vendedor registra el envío, y el comprador haberlo recibido. Sin embargo, debido a la creciente venta de productos virtuales, esto ya no es necesario. Por ejemplo, un módulo de e-learning puede ser descargado inmediatamente después de la compra. De esta forma, se encarga Microsoft de que el comprador ya no tenga que registrar la recepción.

Mayor facilidad de uso

Aparte de las mejoras funcionales, Microsoft también ha realizado algunos ajustes para mejorar la facilidad de uso, o para que los trabajadores se adapten con una mayor rapidez al sistema. La adopción del usuario de un sistema ERP no sucederá más a través de ajustes técnicos en los sistemas de NAV 2018 y Business Central. En la Guía ERP 2019 se encuentran 5 consejos para que los usuarios se adapten rápidamente a un sistema ERP.

Algunas de las mejoras para la facilidad de uso en NAV 2018 y Business Central son:

• Una vista simple de personalización propia.
• Un cambio de rol simple y rápido (para usuarios versátiles, con varias funciones en el sistema).
• Funciones de ayuda mejoradas.
• Interfaz del usuario mejorada para tabletas (tablets) y teléfonos inteligentes (smartphones).
• Establecimiento propio de los ajustes centrales.

En los nuevos sistemas de ERP de Microsoft para las pymes, el director empresarial y el contable pueden configurar de forma centralizada determinados ajustes. Por ejemplo, estos ajustes pueden ser la moneda y al idioma de uso. Estos ajustes servirán tanto para todos los empleados en todos los lugares de trabajo, o para tareas y trabajadores específicos. Por tanto, los ajustes no se tienen que realizar desde todos los lugares de trabajo.

Un sistema aún más inteligente

Los sistemas de ERP se vuelven cada vez más inteligentes. Por ejemplo, el reconocimiento fotográfico, propuestas para elaborar las cuentas de la contabilidad general y sugerencias para grupos de publicación. Con estas implementaciones, Microsoft se suma al carro de servicios cognitivo e inteligencia artificial. Aquí debajo, se encontrará una explicación de los ejemplos mencionados.

Reconocimiento fotográfico

La mayoría de las empresas comerciales encuentran que el reconocimiento fotográfico es una herramienta muy útil. A través de un click en una determinada imagen en el catálogo, puede analizar el sistema sobre qué producto se trata. Desde esta forma de identificación se puede pedir información deseada sobre el producto, completar una orden, registrar los pedidos, etc. Además, se pueden crear sugerencias para nuevos artículos para registrar especificaciones sobre el producto. También la identificación del personal a partir de una foto es posible hasta cierto punto, aunque las ventajas reales de este tipo de identificación aún tienen que ser aclaradas.

Propuestas de cuentas de la contabilidad

Un segundo ajuste inteligente es el de las propuestas de cuentas de la contabilidad. En NAV 2018 y Business Central pueden llevar la contabilidad a partir de las reservas que se registran automáticamente. Estas reservas se pueden efectuar inmediatamente o después de que se le realice un cambio.

Sugerencias para grupos de publicación

También hay innovaciones inteligentes en el área financiera. Ahora, NAV 2018 y Business Central pueden hacer sugerencias sobre grupos de publicación. A un determinado grupo de publicación pertenecen las transacciones financieras de las mismas características. De esta manera, el grupo de publicación financiero puede ser sobre “depreciaciones de bienes inmuebles”. La división de los grupos de publicación puede ser útil para reservas internas. Aquí se registra el tipo de transacción por un empleado antes de que el departamento financiero realice la reserva. Esto ayuda a las empresas con sus informes financieros, ya que las transferencias no procesadas también muestran claramente dónde está la relación.

¿Cómo se integran NAV 2018 y Business Central con otros softwares empresariales?

NAV 2018 y Business Central incluyen varias posibilidades de integraciones estándar con otros productos de Microsoft. Además, Microsoft también está trabajando para crear un modelo que haga que la ampliación sea más fácil desde cualquier versión. Este modelo recibe el nombre de One Microsoft.

La integración con el CRM de Dynamics

Los sistemas NAV 2018 y Business central incluyen de forma estándar varias funcionalidades de CRM. Estas siguen siendo bastante limitadas. Algunas empresas desean llevar un mayor seguimiento de las perspectivas y el registro de los datos del cliente. Quieren que su CRM realmente contribuya, estableciendo las acciones de venta y las campañas en base de las tendencias de ventas y las estrategias de marketing realizadas. Por tanto, muchas empresas se deciden por implementar inmediatamente las aplicaciones de Ventas y de Marketing. Estas aplicaciones de Dynamics 365 surgen del CRM de Dynamics, y se encuentran a menudo con el mismo nombre. El CRM tradicional de Dynamics, tanto en local como en la nube, también puede ser usado en combinación con NAV.

La integración con Office

La integración con Office es indispensable para un sistema de ERP, y más si es de Microsoft. En NAV 2018 y Business Central esta integración se ve mejorada. Las plantillas de Excel para informes pueden ser editadas directamente desde el cliente web del ERP. Para realizar ajustes a través de combinaciones de teclas, se debe ir a la aplicación real de Office, pero, de esta manera, los ajustes se sincronizan automáticamente y, por lo tanto, se controlan en el cliente web.

Una escalabilidad sencilla gracias a One Microsoft

El nombre One Microsoft es el nombre del ecosistema completo hacia el que se dirige Microsoft. La idea es que todos los productos de Microsoft se conecten entre ellos sin problemas. Las empresas en crecimiento de las pymes y los partners de implementación se interesan, a menudo, por esto. Una vez que todos los productos de Microsoft están basados en el mismo modelo de datos común, se integrarán completamente las aplicaciones compradas adicionales, y no será necesario trabajar con conectores separados. Esto hace más simple la adición a, por ejemplo, Dynamics 365 de aplicaciones desarrolladas o ampliadas. En el Libro Blanco de Dynamics 365 se incluye una descripción general de lo que Dynamics puede significar exactamente para empresas en crecimiento.

El sistema de Business Central ha sido desarrollado en base al modelo de data común, y por tanto, puede ser en principio relativamente simple optimizarlo. En cuanto a NAV 2018, éste es ligeramente diferente. Debido a que este paquete se ha desarrollado sobre versiones anteriores de NAV y está diseñado para ser ejecutado totalmente en local, todavía hay algunas especificaciones técnicas que tienen que ser ajustadas para que pertenecer por completo a One Microsoft.

Modelo de coste de NAV 2018 y Business Central

En ambos paquetes, tiene una empresa la opción de elegir un paquete básico o un paquete extenso. Con el sistema de NAV se conocen estas opciones como Starter pack (paquete de iniciación) y Extended pack (paquete extendido). Con el sistema Business Central, se les conoce como Essentials (Esenciales) y Premium. Desde el punto de vista funcional, tanto los paquetes básicos y extensos de NAV 2018 y Business Central son casi iguales. Sin embargo, el modelo de licencia es bastante diferente.

Modelo de licencia de NAV 2018

El modelo de licencia de NAV 2018 tiene dos variantes: una es la compra completa de las licencias; y la otra, es en forma de abono mensual. La compra completa es interesante para empresas que quieren instalar el sistema totalmente en local, y que tienen un departamento TIC interno para el mantenimiento y soporte.

En el paquete básico en local se incluyen tres concurrent full users (usuarios completos concurrentes). Esto quiere decir que tres personas pueden trabajar a la vez en el sistema con plena autoridad. Si hay más usuarios que se deben conectar al sistemas, la empresa deberá añadir licencias. Al añadir las licencias, se pueden elegir si se quieren de usuario completo o de usuario limitado. Los usuarios limitados pueden consultar los datos y pueden transmitir sugerencias de ajustes, pero no pueden hacerlo ellos mismo inmediatamente. Por ejemplo, una factura puede prepararse, pero debe ser registrada por un usuario completo del departamento de contabilidad.

Los precios que se encuentran debajo sirven para dar una indicación sobre los costes de licencias para NAV 2018 en local. Dependiendo del soporte que se espera del partner de implementación y de las soluciones y servicios adicionales que una compañía quiera comprar, incrementará el precio final. El coste medio de mantenimiento anual están entre el 15 y 20 por ciento.

Los distintos partners de Microsoft ofrecen también un forma de abono con NAV 2018. Esto se elige generalmente cuando el partner también alberga el sistema en la nube. Esto se puede hacer en un centro de datos del partner o en un lugar elegido por la empresa. En el caso de abono mensual, los costes de mantenimiento están incluidos en el precio. En este caso, por lo tanto, ofrece el proveedor un modelo de software como servicio (SaaS).

Modelo de licencia de Business Central

El modelo de licencia de Business Central es más simple que el de NAV. Este paquete se ofrece en la plataforma Azure de Microsoft, y por tanto, no puede ser comprado por completo. Sólo existen licencias según el modelo de software como servicio (SaaS). Las empresas pagan mensualmente los derechos de uso por usuario. Los precios para los paquetes essentials y premium son siempre los de un usuario completo. Además, los miembros de un equipo pueden ser añadidos. Las competencias de dichos usuarios serán parecidas a las de los usuarios limitados de NAV 2018.

¿Cómo se lleva a cabo la actualización desde versiones anteriores de NAV?

Para aquellas empresas que ya trabajan con NAV, el paso a nuevas versiones de este sistema les puede parecer un paso lógico. Independientemente de la situación, este proceso traerá consigo un tiempo determinado de implementación. Los puntos de atención también variarán dependiendo de los distintos escenarios.

De versiones anteriores de NAV a NAV 2018

Para aquellas empresas que quieran pasar a NAV 2018 desde versiones anteriores de NAV este es un paso relativamente simple. Hay tres escenarios posibles:

1. 1. Cuando la versión actual está desactualizada

Para versiones desactualizadas puede ser una necesidad la actualización para poder seguir trabajando de forma fluida con el sistema ERP. Por ejemplo, porque las versiones anteriores ya no sean compatible técnicamente o no se puedan conectar con otro software empresarial. En este caso, se reduce la implementación de NAV 2018 a una instalación simple. La duración de este proceso depende de cómo vaya la prueba de datos y la revisión de los procedimientos. De vez en cuando, puede tener lugar una pequeña configuración. En principio, este proceso puede completarse en un par de días.

1. 1. Cuando la empresa necesita las mejoras de NAV 2018

Las mejoras de NAV 2018 no aparecen de la nada. El desarrollo adicional de Microsoft está controlada (indirectamente) por sus usuarios. Muchas empresas con versiones anteriores de NAV querían cambiarse. Al hacer uso de las nuevas o mejoradas funcionalidades, estas empresas ahorrarán aún más tiempo o podrán reducir aún más sus errores. El proceso de implementación para incorporar funcionalidades es muy diferente dependiendo de la versión desde la cual se realice la actualización y de las funcionalidades que la empresa quiera utilizar. Se tiene que tener en cuenta que la media de duración de la implementación puede ir de dos semanas a unos tres meses.

1. 1. Cuando la personalización puede ser reemplazada por una solución de Microsoft

Este caso es muy similar al del escenario descrito en el 2. Debido al continuo desarrollo, Microsoft puede crear una solución estándar para prevenir realizar una personalización que debía hacerse en el pasado. Cuando esta solución estándar puede realizar el mismo trabajo que la personalización ejecutada previamente, resulta muy interesante cambiar. De esta manera, una empresa se asegura la uniformidad del sistema. Ya que este escenario se puede comparar con la adición de funcionalidades, la implementación puede tener una duración de dos semanas a tres meses.

De versiones anteriores de NAV a Business Central

El paso a Business Central es básicamente el mismo que si se hace a NAV 2018. La diferencia más relevante es que Business Central ofrece otro modelo de servicio, el modelo común de datos. Los partners no han podido realizar ninguna actualización directamente desde versiones anteriores de NAV, porque Microsoft sigue trabajando en el kit de herramientas. Los proveedores suponen que los usuarios de versiones de 2016 o anteriores también tendrán que pasarse a NAV 2018. La diferencia funcional entre las versiones anteriores al 2017 y Business Central es bastante grande. Podría ser interesante realizar una actualización por fases.

Aparte de un cambio, es bastante probable que una empresa quiera empezar a trabajar con NAV 2018 y Business Central desde otro tipo de paquete o desde cero. En este caso, generalmente suele incrementarse el tiempo de implementación algo más. El Libro Blanco de Dynamics 365 contiene información sobre la media de la duración de una implementación completa de los diferentes paquetes de Microsoft.